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Última actualización: 28 de septiembre de 2026

Halbora es el sistema con el que un hotel lleva sus reservas, su caja y la limpieza de sus habitaciones. Tiene una parte web, que usa el hotel desde el computador de recepción, y una app para el teléfono del personal.

Con esa misma app se entra también a los otros productos de Halbora —como el Asistente contable— con una cuenta Halbora, la de app.halbora.com. Quien no tiene cuenta Halbora entra, como siempre, con el usuario y la contraseña que le dio su hotel.

Y con esa cuenta, quien lo tenga usa Halbora Personal: un asistente que agenda, recuerda, deja preparados correos y mensajes y avisa al llegar a un lugar. No hace nada por su cuenta: propone cada cosa en una tarjeta, la persona la confirma, y la hace el teléfono.

Quién responde por los datos

La respuesta depende de qué datos, y conviene decirlo claro desde el principio:

Los datos de quien pide una demostración en esta web —nombre, hotel, correo, teléfono, ciudad y lo que escriba en el mensaje— los trata HALBORA S.A.S., con domicilio en Cartagena de Indias, Colombia, que es quien desarrolla Halbora. Se usan para contestar y para hablar de la instalación, y para nada más.

Los datos de una cuenta Halbora —nombre, correo, las empresas a las que pertenece la persona, su papel en cada una y qué productos de Halbora tiene cada empresa— también los trata HALBORA S.A.S. Se usan para que la persona entre a los productos que su empresa tiene, y para nada más.

Los datos de Halbora Personal —lo que la persona le escribe, sus conversaciones y el registro de lo que confirmó— también los trata HALBORA S.A.S. Se usan para contestarle y hacer lo que pide, y para nada más.

Qué pide la app en el teléfono

La app es para el personal del hotel —recepción, camarería y dirección— y para quien tiene una cuenta Halbora. No tiene registro abierto: la cuenta la crea el hotel o la empresa. A todos les pide tres permisos, y solo esos:

• La cámara, para la foto del cuarto terminado, la del daño que se reporta, la del objeto que alguien se dejó y la de una factura de compra, de la que además lee el código QR. Pide la cámara, no la galería: la app nunca abre la galería ni lee las fotos que ya hay en el teléfono.
• Los avisos, para decirle a una camarera qué cuartos le tocan hoy o a recepción que hay una habitación lista para revisar. Si no se aceptan, la app funciona igual; simplemente no suena.
• El almacén seguro del sistema operativo, donde se guarda la sesión iniciada —la del hotel o la de la cuenta Halbora— para no pedir la contraseña cada vez. Lo guarda el teléfono cifrado, no la app.

Para entrar con la cuenta Halbora, la app abre la página de Halbora en el navegador del teléfono, y la contraseña se escribe ahí, no en la app. Eso no es un permiso: es la misma página que se abre desde un computador.

Quien usa Halbora Personal le da, además, estos, y cada uno se pide la primera vez que hace falta, no antes:

• El calendario, para crear, mover o cancelar los eventos que la persona confirma, y para contestarle qué tiene cuando lo pregunta. De esos eventos, a Halbora le llegan el título y la hora; nunca las notas, los invitados ni el lugar. El calendario de cumpleaños no se lee.
• La ubicación mientras se usa la app, para guardar como lugar el sitio donde está la persona y para decirle cuál de sus lugares le queda más cerca.
• La ubicación siempre, aun con la app cerrada, solo para los avisos de lugar que la persona puso («avísame al llegar a casa»). Esos lugares los vigila el propio teléfono.
• El selector de contactos, para elegir a quién escribir o llamar cuando Halbora no sabe el correo o el número. En el iPhone, la app solo recibe el contacto que la persona toca, no la libreta, y lo que se elige no sale del teléfono.

Qué recoge, y adónde va

Lo que la app envía viaja al servidor de ese hotel y se queda ahí: el usuario y la contraseña con los que se entra, las fotos que se toman desde la app, lo que se escribe en un checklist o en un reporte, y un identificador del aparato para poder mandarle los avisos. Nada de eso pasa por servidores de publicidad ni de análisis.

Quien entra con su cuenta Halbora hace, además, tres viajes más, y solo esos:

• A Halbora (app.halbora.com), para saber quién es, a qué empresas pertenece y qué productos tiene cada una.
• Al servidor de su hotel, que para dejarle entrar le pregunta a Halbora si esa sesión es buena y de quién es. El hotel guarda qué cuenta Halbora corresponde a cuál de sus usuarios, y nada más de la cuenta.
• Al Asistente contable de Halbora (asistente.halbora.com), si su empresa lo tiene y la persona es dueña o socia, para enseñarle los números del mes de su empresa. La app solo los lee y el teléfono no los guarda.

Quien usa Halbora Personal hace dos viajes más:

• A Halbora Personal (personal.halbora.com), con lo que escribe, la hora y la zona horaria del teléfono, los nombres de sus lugares («Casa», «Oficina») y, cuando la pregunta lo necesita, el título y la hora de los eventos de su calendario o cuál de sus lugares le queda más cerca, con la distancia redondeada a cien metros.
• A DeepSeek, un proveedor de inteligencia artificial con servidores fuera de Colombia, que lee lo que la persona escribe para proponer qué hacer. Le llega ese texto y lo necesario para contestar —nombres de lugares, títulos y horas de eventos y, si la persona pregunta cuál de sus lugares le queda más cerca, el nombre de ese lugar y la distancia aproximada—; nunca el nombre, el correo ni el teléfono de la cuenta. Antes de mandarlo, Halbora intenta quitar del texto los correos, teléfonos y números de documento que reconoce: es un esfuerzo, no una garantía. Antes de usar Halbora Personal, la persona acepta este envío fuera del país en un aviso aparte, y puede retirar ese permiso cuando quiera.

Qué no hace

• No sigue la ubicación. Solo Halbora Personal la usa, en el propio teléfono, para los avisos de lugar que la persona puso y para decirle qué lugar le queda más cerca. En el servidor no se guarda por dónde ha estado nadie; en el teléfono solo queda, para cada aviso de lugar, si la persona está dentro o fuera.
• No usa el micrófono y nunca abre la galería de fotos. El calendario solo lo usa Halbora Personal, y solo si la persona lo permite.
• No envía correos ni mensajes, ni llama: Halbora Personal los deja preparados, y enviarlos o llamar lo toca la persona.
• No lee la libreta de contactos: se usa solo el contacto que la persona elige.
• No lleva publicidad, ni rastreadores, ni herramientas de analítica.
• No vende datos, ni los cede a terceros para que los usen por su cuenta.
• No guarda datos de tarjetas. Cuando un hotel cobra en línea, el pago se hace en la página de la pasarela, y al sistema solo vuelve si se aprobó o no.

Cuánto tiempo se guardan

Los datos de un hotel viven mientras el hotel use el sistema, y con los plazos que a él lo obliguen: en Colombia, la contabilidad y el registro hotelero tienen los suyos. Al terminar el servicio, el hotel decide si quiere su copia y los datos se borran de nuestra infraestructura.

Los contactos de esta web se conservan mientras la conversación siga teniendo sentido. Los de una cuenta Halbora, mientras la cuenta exista; el registro de qué aceptó la persona y cuándo se conserva aparte, aunque la cuenta se borre, para poder demostrarlo.

Las conversaciones de Halbora Personal se borran solas a los treinta días, y todas de una vez si la persona retira su permiso. El registro de lo que confirmó —qué tipo de acción, cuándo y si se hizo— se conserva, sin la conversación y sin lo que decía la acción: ni títulos, ni textos, ni nombres. Los lugares y los avisos de lugar se quedan en su teléfono hasta que los borre o salga de su cuenta.

Cómo se protegen

Todo viaja cifrado. Cada hotel ve solo sus sedes, y dentro de un hotel cada quien ve solo lo que su trabajo pide: una camarera no ve la caja. Los respaldos se hacen a diario, cifrados, y se guardan fuera del servidor. Quien entra al sistema con permisos de dirección pasa además por un segundo factor.

Derechos

La Ley 1581 de 2012 da derecho a conocer qué datos existen sobre una persona, actualizarlos o rectificarlos si están mal, pedir prueba de la autorización, revocarla y pedir que se borren cuando no haya un deber legal que obligue a conservarlos.

Si esos datos están dentro del sistema de un hotel, el camino es ese hotel, que es quien responde por ellos. Para los datos de esta web o de una cuenta Halbora, o si no se sabe por dónde empezar, escríbenos a [email protected] y te decimos a quién corresponde. Los plazos que fija la ley son quince días hábiles para consultas y quince para reclamos, prorrogables cuando el caso lo requiera.

El permiso de Halbora Personal se retira desde la propia app, en «Lugares y permiso», sin escribirle a nadie.

Menores de edad

Halbora no está dirigido a menores y no abre cuentas a menores. Si en el registro de un hotel aparecen los datos de un menor que viaja, los entrega el adulto responsable de la reserva y se piden porque el registro hotelero lo exige.

Cambios

Si esta política cambia, la versión nueva se publica en esta misma dirección con su fecha.